Jumlah pax yang caterer mahu bukan bilangan orang yang dijemput. Jumlah itu ialah tetamu yang sah datang, termasuk anak-anak, ditambah vendor dan orang yang membantu yang caterer beri makan, dan sedikit buffer yang dipersetujui dengan caterer. Kalau majlis guna meja bulat, tukar jumlah itu kepada meja 10 orang selepas keluarga disusun, bukan sebelum.
Kenapa bilangan jemputan bukan jumlah tetamu yang betul
Senarai jemputan cuma tunjuk siapa yang dijemput. Ada yang tak dapat datang. Ada keluarga yang dijangka lima orang tapi datang tiga, dan ada yang ditulis tiga tapi datang lima. Kalau mak ayah jemput kawan-kawan sendiri, sebahagian senarai itu mungkin cuma anggaran kasar.
Kalau bilangan jemputan yang diberi, kerusi kosong pun kena bayar. Kalau nombor yang terlalu yakin, makanan habis sebelum meja terakhir sempat makan. Dua-dua tak best pada hari majlis.
Langkah 1: Asingkan senarai ikut jawapan
Sebelum kira apa-apa, letak setiap jemputan dalam satu daripada tiga kumpulan:
- Datang, dengan berapa orang
- Tak datang
- Belum jawab
Hanya kumpulan pertama yang boleh diberi kepada caterer. "Belum jawab" bukan separuh ya. Kejar mereka (artikel RSVP kenduri ada caranya), dan jangan kira sehingga mereka jawab.
Langkah 2: Semak anak-anak, kemudian tambah yang bukan tetamu
Ini yang selalu pengantin terlepas pandang:
- Anak-anak. Pastikan tetamu kira mereka dalam "berapa orang datang", atau tanya sekali lagi. Kemudian tanya caterer macam mana budak-budak dicaj: satu pax penuh, ikut umur, atau ikut kerusi.
- Bayi. Mungkin tak makan, tapi kerusi bayi tetap ambil ruang di meja. Tanya sama ada caterer kira mereka.
- Vendor. Jurugambar, videografer, mak andam, MC atau band. Tanya sama ada mereka makan dari jumlah pax majlis atau ada hidangan krew berasingan, dan dapatkan jawapan secara bertulis.
- Orang yang membantu. Sepupu di meja penyambut tetamu, kawan yang jaga slideshow, saudara yang datang rewang memasak atau menyusun. Mereka pun makan.
Langkah 3: Tetapkan buffer bersama caterer
Di internet ada nasihat suruh tambah 5% atau 10%. Tapi caterer lebih tahu saiz hidangan mereka berbanding mana-mana artikel. Tanya tiga perkara:
- Untuk majlis sebesar ini, berapa buffer yang dicadangkan?
- Kalau makanan tak cukup pada hari itu, apa yang boleh ditambah, dan berapa harga satu pax tambahan?
- Buffer yang tak terguna, masih dicaj atau tidak?
Kemudian tetapkan buffer bersama mereka, bukan sendiri.
Contoh kiraan pax kenduri
Begini cara semuanya dijumlahkan. Nombor ini rekaan untuk tunjuk caranya, bukan peraturan.
| Pax | |
|---|---|
| Tetamu yang sah datang, termasuk anak-anak | 250 |
| Vendor yang caterer beri makan | 6 |
| Keluarga yang membantu pada hari majlis | 4 |
| Buffer yang dipersetujui dengan caterer | 10 |
| Jumlah untuk caterer | 270 |
Senarai jemputan untuk majlis ini mungkin ada 320 orang. Kalau 320 yang diberi, 50 pax makanan dibayar tanpa ada orang yang makan.
Bila mak ayah jemput ramai
Kenduri kahwin atau rumah terbuka selalunya lain sikit. Mak ayah jemput jiran, jemaah surau, kawan pejabat dan saudara dari luar kawasan, dari mulut ke mulut. Tetamu macam ini tak akan isi borang RSVP.
Bahagi senarai kepada dua. Tetamu yang RSVP dikira tepat, macam di atas. Jemputan terbuka pula dianggar bersama mak ayah, kumpulan demi kumpulan: tiga puluh orang dari taman, satu van penuh dari kampung, satu jabatan dari pejabat ayah.
Kalau ada yang sebut satu "kadar kehadiran standard", dia tak kenal keluarga ini. Panduan paling baik ialah majlis besar keluarga yang lepas. Kalau caterer majlis itu boleh dihubungi, tanya berapa pax yang sebenarnya mereka hidang.
Beritahu juga caterer berapa lama majlis berjalan dan sama ada tetamu datang dan pergi. Dalam empat jam, kerusi boleh diguna beberapa kali, tapi pinggan tak boleh.
Majlis meja bulat 10 orang
Untuk majlis makan malam di dewan atau restoran dengan meja bulat, biasanya yang ditempah ialah meja, bukan pinggan. Dalam contoh tadi, 250 tetamu perlukan tempat duduk. Atas kertas, itu 25 meja. Hampir selalu perlu lebih.
Keluarga duduk bersama, dan mereka tak datang dalam kumpulan genap 10. Keluarga 4 orang dan keluarga 7 orang tak boleh berkongsi satu meja, jadi salah satu meja akan ada kerusi kosong. Susun tempat duduk dulu: satu keluarga satu meja, dan pihak lelaki serta perempuan ikut kehendak keluarga. Lepas itu baru kira meja.
Sebelum sahkan, tanya restoran dua perkara: boleh satu meja muat 11 atau 12 orang, dan boleh mereka sediakan meja simpanan untuk jawapan lambat? Tanya juga berapa kos meja simpanan itu kalau tiada siapa yang duduk.
Bilangan vegetarian pun penting di sini. Tanya sama ada tetamu vegetarian dapat hidangan sendiri di meja biasa atau perlu satu meja vegetarian, sebab ia mengubah susunan meja. Panduan susun meja (dalam English) terangkan caranya.
Biar senarai yang kira
Satu Sheet dengan beberapa lajur dan satu formula jumlah boleh buat semua ini. Atau biar jawapan RSVP kira sendiri. Di website kahwin Gotchaa Lab, tetamu beritahu berapa orang yang datang semasa RSVP, ikut had yang ditetapkan, dan boleh beri bilangan vegetarian serta kerusi bayi kalau soalan itu dihidupkan. Senarai tetamu kira jumlah pax yang datang dan boleh di-download sebagai CSV untuk caterer. Setiap website dibina guna Convya, jadi link-nya berakhir dengan .convya.art.
Senarai tetamu yang datang bersama website kahwin kami, diisi dengan tetamu contoh.
Vendor, orang yang membantu dan buffer masih perlu ditambah sendiri, begitu juga anak-anak yang tetamu terlupa kira. Semua itu senarai tak tahu.
Nak RSVP dan senarai tetamu siap dibuat? WhatsApp kami dengan tarikh majlis.
