Cara paling senang untuk berhenti kejar RSVP di WhatsApp ialah berhenti bertanya dalam chat. Hantar satu link RSVP yang sama kepada semua tetamu, biar semua jawapan masuk ke satu senarai yang kira pax sendiri, dan tutup RSVP lebih kurang seminggu sebelum caterer perlukan jumlah akhir. Lepas itu, hanya tetamu yang belum jawab perlu dihubungi.
Itu saja caranya. Yang di bawah ini butiran supaya cara ini menjadi untuk kenduri di Malaysia, bila separuh jemputan keluar melalui mak ayah dan group WhatsApp keluarga.
Kenapa kejar RSVP kenduri di WhatsApp tak pernah habis
Tanya dalam chat memang rasa lebih mesra, tapi jawapan jadi bersepah. Mak Long jawab "InsyaAllah, 4 orang" dalam group keluarga. Kawan pejabat balas dalam chat peribadi tiga hari kemudian. Mak terima panggilan telefon dan ingat jumlahnya, lebih kurang. Tiada siapa pegang senarai penuh, jadi jumlahnya dikira dan dikira semula, tapi tetap tak boleh dipercayai.
Ramai tetamu sebenarnya menjawab. Masalahnya, setiap jawapan sampai di tempat yang berlainan.
Langkah 1: Pilih satu tempat untuk semua jawapan
Ada dua pilihan yang jujur.
Yang percuma ialah Google Form. Dari tab Responses dalam borang itu, semua jawapan boleh dihantar ke satu Google Sheet yang boleh dibuka oleh kedua-dua belah keluarga. Tapi ada satu perkara: halaman bantuan Google menyebut, kalau "Limit to 1 response" dihidupkan, tetamu perlu log masuk akaun Google untuk isi borang. Sesetengah pak cik dan mak cik akan berhenti di situ, jadi biarkan tetapan itu tutup dan semak jawapan berganda sendiri dalam Sheet.
Pilihan kedua ialah borang RSVP di website kahwin. Kad jemputan, peta lokasi dan jawapan ada dalam satu link, dan jawapan terus masuk ke senarai tetamu. Lebih lanjut di hujung artikel.
Mana-mana pun yang dipilih, hanya senarai itu yang dikira. Kalau ada yang jawab dalam chat, ucap terima kasih dan masukkan jawapannya sendiri.
Langkah 2: Apa yang perlu ditanya dalam borang RSVP kenduri
Setiap soalan tambahan buat orang malas nak isi. Cukup tanya ini:
- Nama, dan nombor telefon supaya keluarga yang jawab dua kali senang dikesan
- Datang atau tidak
- Berapa orang, termasuk diri sendiri dan anak-anak
- Pihak lelaki atau pihak perempuan
- Bilangan vegetarian, kalau menu perlukan
- Kerusi bayi, kalau tempat majlis nak tahu
Minta satu jawapan untuk satu keluarga. Kalau suami dan isteri masing-masing jawab "2 orang", dua orang dikira jadi empat. Sebut terus dalam mesej.
Tetapkan juga berapa orang paling ramai untuk satu jemputan. Kalau tidak, "berapa orang?" kadang-kadang dijawab dengan satu keluarga besar.
Langkah 3: Tetapkan tarikh akhir RSVP ikut tarikh caterer
Tanya caterer bila mereka perlukan jumlah akhir. Tutup RSVP lebih kurang seminggu sebelum tarikh itu. Seminggu itu untuk kejar tetamu, dan memang akan habis digunakan.
Dalam mesej pertama, tulis tarikh akhir sebagai tarikh sebenar, contohnya "mohon jawab sebelum 15 November", bukan "secepat mungkin".
Langkah 4: Hantar satu mesej dengan link
Hantar mesej pendek yang sama kepada semua, dan minta mak ayah kedua-dua belah pihak forward kepada tetamu mereka sendiri.
Kalau bercadang guna WhatsApp Broadcast, semak satu perkara dulu. Halaman bantuan WhatsApp menyebut hanya orang yang simpan nombor pengirim dalam contacts akan terima broadcast, dan satu senarai broadcast boleh muat sehingga 256 contacts. Tetamu yang tak simpan nombor itu langsung tak nampak mesejnya.
Mesej RSVP kenduri macam ini sudah cukup untuk WhatsApp:
Salam Mak Long! Kami akan berkahwin pada 6 Disember di [tempat]. Mohon maklumkan sama ada dapat hadir, dan berapa orang sekeluarga yang akan datang, melalui link ini: [link]. Satu jawapan untuk satu keluarga sudah memadai. Mohon jawab sebelum 15 November supaya kami boleh sahkan jumlah dengan caterer. Terima kasih!
Langkah 5: Kejar yang senyap sahaja
Lepas tarikh akhir, bandingkan senarai jemputan dengan jawapan yang masuk. Yang dah jawab, potong. Yang tinggal sahaja dimesej, seorang demi seorang. Mesej peribadi lebih susah diabaikan berbanding satu lagi peringatan dalam group 80 orang.
Jawapan "InsyaAllah" atau "tengok dulu" memang ikhlas, tapi caterer perlukan nombor. Kira sebagai belum jawab, dan tanya sekali lagi dekat tarikh akhir: datang atau tidak, berapa orang.
Untuk tetamu mak ayah, biar setiap seorang uruskan bahagian senarai masing-masing. Mereka tahu siapa yang belum jawab, dan Pak Ngah lebih cepat balas mesej abangnya sendiri berbanding mesej pengantin.
Langkah 6: Kunci jumlahnya
Pada tarikh caterer, berikan jumlah dari senarai. Jawapan yang lambat, catat berasingan dan tanya caterer berapa lagi yang masih boleh ditambah.
Cara kira jumlah itu, termasuk anak-anak, vendor dan buffer, ada dalam artikel lain: cara kira pax kenduri yang betul. Senarai yang sama kemudian jadi pelan susun meja (dalam English).
Kalau tak nak buat borang sendiri
Website kahwin Gotchaa Lab letak kad jemputan, peta lokasi dan borang RSVP dalam satu link. Setiap website dibina guna Convya, jadi link-nya berakhir dengan .convya.art. Tetamu jawab dengan nama, nombor telefon dan berapa orang yang datang, ikut had yang ditetapkan. Soalan pihak lelaki atau perempuan, bilangan vegetarian dan kerusi bayi boleh dihidupkan atau dimatikan. Jawapan kedua dari nombor telefon yang sama akan ditolak. Semua jawapan masuk ke satu senarai tetamu yang kira jumlah pax dan boleh di-download sebagai CSV untuk caterer.
Borang RSVP pada salah satu website contoh kami. Butiran tetamu adalah rekaan.
Website ini tak tahu siapa yang belum jawab, sebab ia hanya nampak tetamu yang dah jawab. Simpan senarai jemputan di sebelah untuk Langkah 5. Kami yang buat website itu, dalam BM, English atau Cina, dan borang RSVP pun ikut bahasa website.
Nak kahwin tak lama lagi? WhatsApp kami dengan tarikh majlis.
